Pengertian dan Manfaat SOP. Mengapa Penting?

Luangin.com – Kamu pasti sudah pernah mendengar istilah SOP atau Standar Operasional Prosedur. Artikel kali ini akan membahas tentang pengertian, manfaat dan mengapa SOP penting untuk sebuah perusahaan.

Pengertian SOP

Yang dimaksud dengan SOP adalah serangkaian langkah-langkah tertulis yang harus dilakukan untuk mengerjakan sebuah aktivitas tertentu. 

Sebuah SOP harus selalu tertulis atau terdokumentasikan agar bisa menjadi landasan bagi anggota organisasi dalam mengerjakan aktivitas tertentu.

SOP hadir dalam bentuk dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk membantu anggota organisasi dalam menyelesaikan pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien.

Setiap organisasi atau perusahaan biasanya memiliki SOP untuk setiap aktivitas spesifik untuk anggota atau karyawannya. Sehingga semakin besar dan kompleks proses bisnis yang ada pada suatu perusahaan, semakin banyak juga SOP yang harus dimiliki oleh perusahaan tersebut.

Kalau kamu adalah seorang karyawan atau pengusaha yang sedang mengembangkan bisnismu, penting bagi Kamu untuk memahami tentang SOP lebih dalam. Kamu bisa membaca tulisan ini sampai akhir untuk memahami SOP lebih dalam mulai manfaat, alasan pentingnya SOP bagi perusahaan, serta contoh-contoh SOP

Manfaat dan kegunaan SOP

SOP yang baik memungkinkan sebuah organisasi atau perusahaan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis yang mereka lakukan serta dapat mengidentifikasi bagian dari proses bisnis yang perlu diperbaiki.

Berikut beberapa manfaat dan kegunaan SOP dalam sebuah organisasi atau perusahaan:

  1. Sebagai panduan kerja

Dengan adanya SOP, setiap karyawan tidak akan kebingungan dalam menjalankan pekerjaannya. Karena apa dan bagaimana cara yang perlu dilakukan seorang karyawan untuk mengerjakan setiap pekerjaan tertentu sudah diatur dan dijelaskan dalam SOP.

Hal ini juga bisa menjaga sistem kerja suatu perusahaan tetap berjalan dengan lancar ketika adanya pergantian karyawan yang menempati posisi atau jabatan tertentu. Karena siapapun hanya perlu mengikuti SOP yang sudah diatur oleh perusahaan untuk mengerjakan setiap pekerjaan tertentu.

  1. Mempermudah pengawasan

SOP yang baik akan mempermudah manajer atau supervisor dalam melakukan pengawasan atau monitoring terhadap bawahannya karena setiap karyawan memiliki SOP kerja masing-masing. 

Manajer dapat mengetahui karyawan mana yang dalam melakukan pekerjaannya masih belum sesuai dengan SOP perusahaan, sehingga dapat segera memperbaikinya. 

Manajer produksi akan lebih mudah menelusuri bagian yang bertanggung jawab ketika terdapat kesalahan atau kejanggalan dari produk yang dihasilkan.

  1. Sebagai standar pelatihan

SOP yang terdokumentasi dengan baik akan memudahkan manajemen ketika menentukan standar pelatihan untuk karyawan.

Misal sebuah perusahaan ingin mengadakan pelatihan tentang promosi dan penjualan untuk karyawan. Maka SOP perusahaan tersebut yang berkaitan dengan promosi dan penjualan bisa dijadikan standar dalam membuat materi untuk pelatihan tersebut

  1. Mengurangi resiko kegagalan

SOP yang baik dapat mengurangi resiko kegagalan yang terjadi dalam proses bisnis yang dilakukan perusahaan. SOP yang baik juga dapat mengurangi resiko atas dampak yang  membahayakan karyawan maupun lingkungan di sekitar perusahaan.

  1. Sebagai dasar hukum yang jelas

Secara tidak langsung, SOP juga merupakan perjanjian tertulis antara perusahaan dengan karyawan dan perusahaan dengan konsumen atau pihak eksternal lainnya. 

Apabila nantinya ada karyawan yang bekerja tidak sesuai dengan SOP perusahaan, maka pihak perusahaan berhak menegur ataupun memberikan sanksi kepada karyawan tersebut.

Di lain sisi, pihak konsumen dan eksternal juga dapat menegur atau mengkritik apabila merasa pelayanan atau produk/jasa yang mereka terima tidak sesuai dengan prosedur perusahaan. 

Maka dari itu, SOP membantu perusahaan untuk membuat dasar hukum, sehingga standar para pekerja akan sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan.

Mengapa SOP penting untuk sebuah perusahaan?

Pada bagian sebelumnya kita telah membahas apa saja manfaat dan kegunaan SOP. Sekarang kita akan membahas mengapa SOP menjadi penting untuk sebuah perusahaan. 

Menetapkan standar kemampuan karyawan

Sebelum lebih jauh, mari kita sepakati bahwa setiap karyawan memiliki tingkat kemampuan yang berbeda-beda dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya. 

Sebagai gambaran Kamu bisa perhatikan ilustrasi berikut ini:

Diagram selling skill
Diagram selling skill salesman

Diagram di atas menunjukkan skor dari selling skill yang dimiliki oleh beberapa orang salesman pada divisi penjualan. 

Dengan standar kemampuan yang berbeda-beda seperti pada diagram tersebut, tentu saja hasil pekerjaan mereka juga berbeda-beda. Dengan kondisi seperti ini tentunya akan sulit bagi perusahaan untuk mencapai tujuan dengan optimal.

Untuk memperbaiki kondisi ini, perusahaan tersebut merumuskan SOP yang mengatur tentang bagaimana seorang salesman menjalankan pekerjaannya. 

Diagram selling skill dengan SOP
Diagram selling skill salesman setelah menerapkan SOP

Dengan adanya SOP tersebut harapannya bisa memberikan pedoman bagi para salesman dalam menjalankan pekerjaannya. Dengan begitu para karyawan yang sebelumnya memiliki skor selling skill yang rendah dapat meningkatkan kemampuannya sesuai dengan standar yang diharapkan perusahaan. 

Dengan begitu mereka dapat memberikan hasil yang lebih optimal bagi perusahaan

Tanpa adanya SOP, perusahaan tidak akan memiliki standar yang jelas terutama dalam hal kemampuan karyawannya.

Mengidentifikasi masalah

SOP memiliki peran yang sangat penting pada bagian produksi di suatu perusahaan. 

Pada bagian produksi, SOP digunakan untuk mendokumentasikan setiap tahapan produksi secara detail. Mulai dari tanggal produksi, mesin yang digunakan, siapa yang mengoperasikan mesin tersebut, sumber bahan yang digunakan, dan seterusnya. 

Dengan begitu ketika di kemudian hari ditemukan adanya cacat atau kesalahan produksi, perusahaan bisa melakukan penelusuran sumber masalahnya.

Proses pengenalan karyawan baru

SOP sering digunakan saat merekrut dan melatih karyawan. Dalam hal ini, SOP dapat memastikan orientasi dan pelatihan setiap individu tetap konsisten dengan pengalaman karyawan lain yang sudah lebih dulu bergabung. 

SOP juga dapat menjadi panduan bagi manajer melalui proses rutin, mulai dari tindakan disiplin dan korektif hingga tinjauan kinerja.

Dari beberapa hal yang sudah kita bahas di atas kita bisa tahu bahwa SOP merupakan hal yang penting untuk dimiliki oleh setiap perusahaan. 

Contoh SOP

Berikut adalah beberapa contoh SOP yang filenya bisa Kamu download di bagian bawah artikel ini. 

Contoh SOP penulisan artikel:

Contoh SOP penulisan artikel yang bermanfaat

Contoh SOP penggunaan komputer kantor:

Contoh SOP penggunaan komputer kantor yang bermanfaat
Founder dan penulis konten di Luangin.com. Berpengalaman dalam bidang sales dan marketing serta meningkatkan bisnis dengan berbagai pendekatan. Suka jalan-jalan dan membaca berbagai buku.

Related Posts

Tak Perlu Ngantor, Tetap Produktif: 5 Side Hustle WFH Menjanjikan di 2024

Pandemi COVID-19 telah merubah cara kita bekerja secara drastis. Banyak perusahaan yang mulai menerapkan kebijakan bekerja dari rumah (WFH) sebagai solusi untuk menjaga kesehatan dan keselamatan karyawan….

SOP

7 Tips Membuat SOP yang Baik

SOP atau Standard Operating Procedure adalah panduan yang memuat langkah-langkah dan prosedur yang harus dilakukan dalam mengerjakan suatu pekerjaan atau tugas tertentu. SOP membantu memastikan bahwa pekerjaan…

6 Peluang Usaha Sampingan Modal Kecil yang Menjanjikan

Menjadi pengusaha besar dan sukses adalah impian bagi banyak generasi muda zaman sekarang. Namun hanya sedikit yang mampu mewujudkan impian tersebut.  Pasalnya, untuk mengembangkan usaha dari kecil…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *