Hal yang Harus Kamu Persiapkan Sebelum Perjalanan Dinas

Melakukan persiapan perjalanan dinas menjadi hal yang penting dilakukan agar perjalanan dinas yang Kamu lakukan efektif dan menyenangkan.

Kalau Kamu termasuk orang yang suka jalan-jalan atau travelling, melakukan perjalanan dinas atau business trip mungkin menjadi kesempatan yang selalu dinantikan.

Walaupun tetap dalam konteks menjalankan pekerjaan, namun setidaknya suasana yang dihadapi dalam perjalanan dinas tidak sama dengan kehidupan sehari-hari di kantor atau di rumah (bagi Kamu yang work from home).

Mungkin Kamu melakukan perjalanan dinas untuk melakukan monitoring terhadap unit bisnis atau cabang perusahaan yang berada di kota atau negara lain. Atau bisa jadi juga Kamu melakukan perjalanan dinas untuk melakukan dealing dengan klien atau mitra kerja. 

Karyawan melakukan persiapan perjalanan dinas
Photo by bruce mars on Unsplash

Apapun tujuannya, perjalanan dinas tetaplah sebuah tugas dan amanah dari perusahaan yang harus dijalankan. 

Sebagian orang beranggapan bahwa memiliki kesempatan untuk melakukan perjalanan dinas merupakan hal yang menyenangkan karena selain menjalankan tugas yang diberikan oleh perusahaan, kita juga bisa sekaligus refreshing dan berwisata di kota tersebut. 

Namun agar kepentingan perusahaan (tugas) dan kepentingan pribadi (refreshing dan jalan-jalan) dapat terpenuhi, Kamu harus mempersiapkan rencana perjalanan dinasmu dengan baik.

Berikut beberapa hal yang perlu Kamu siapkan agar perjalanan dinasmu efektif dan menyenangkan.

1. Pahami aturan perjalanan dinas tempat Kamu bekerja

Setiap perusahaan memiliki aturan dan kebijakan yang berbeda-beda yang mengatur tentang perjalanan dinas karyawannya. 

Sebagian perusahaan bekerja sama dengan pihak ketiga untuk mengatur perihal booking transportasi dan akomodasi karyawannya. Ada juga perusahaan yang menyerahkan urusan booking transportasi dan akomodasi kepada karyawannya.

Kamu juga harus mengetahui rincian anggaran yang disediakan oleh perusahaanmu untuk perjalanan dinas yang akan kamu lakukan. Biasanya perusahaan membuat batasan terkait standar transportasi dan akomodasi yang dapat digunakan oleh karyawannya.

Pastikan juga hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh karyawan di perusahaan tempat Kamu bekerja.

Baca juga: Pekerjaan Full Time yang Dibayar untuk Jalan-Jalan

2. Cari tahu informasi tentang tempat yang akan Kamu kunjungi

Mungkin Kamu akan melakukan perjalanan dinas ke tempat yang sudah pernah kamu singgahi sebelumnya. Atau, bisa jadi Kamu melakukan perjalanan ke tempat yang belum pernah kamu kunjungi atau bahkan dengar sebelumnya. 

Mencari informasi tentang tempat yang akan Kamu kunjungi bisa menghindarkan Kamu dari hal-hal yang beresiko. Misal Kamu datang ke kota yang rawan kejahatan di malam hari, atau mungkin kebanyakan restoran di kota tersebut tutup lebih awal sehingga kamu harus mengatur jadwal makan malammu dengan lebih baik.

Terlebih kalau Kamu melakukan perjalanan dinas ke luar negeri. Sudah pasti banyak hal yang berbeda dengan apa yang biasa Kamu temui di Indonesia. Mulai dari mata uang yang digunakan, dokumen yang dibutuhkan, masakan yang dihidangkan, serta kebiasaan masyarakat setempat. 

Dalam persiapan perjalanan dinas ke luar negeri, Kamu harus menyiapkan mata uang yang sesuai dengan negara yang Kamu kunjungi. Jangan sampai kamu lupa menukarkan mata uang yang sesuai sebelum memulai perjalananmu.

Kamu juga bisa mencari tahu tempat wisata atau restoran lokal khas kota tersebut yang bisa Kamu kunjungi ketika memiliki waktu luang. 

3. Siapkan dokumen perjalanan

Biasanya untuk perjalanan dalam negeri Kamu hanya membutuhkan identitas diri (e-KTP) dan sertifikat vaksin.

Namun untuk persiapan perjalanan dinas ke luar negeri Kamu juga harus mempersiapkan paspor dan mungkin visa untuk negara-negara tertentu.

Penting untuk sesegera mungkin mencari tahu apakah negara yang akan Kamu kunjungi memerlukan visa atau tidak. Karena beberapa kedutaan besar memerlukan waktu yang lebih dari satu minggu untuk pembuatan visa. 

Kamu bisa tenang kalau negara yang akan Kamu kunjungi masuk ke dalam daftar negara bebas visa dari Direktorat Jenderal Imigrasi

3. Perhatikan detail agenda

Kamu harus memperhatikan detail agenda perjalanan dinasmu dengan seksama. Terutama yang berhubungan dengan waktu dan tempat yang harus Kamu kunjungi baik itu untuk bertemu klien atau mitra kerja maupun untuk bertemu dengan tim yang berada di kota tersebut.

Dengan begitu Kamu bisa menentukan lokasi tempat Kamu akan menginap serta bisa membuat jadwal untuk sedikit jalan-jalan dan refreshing ketika ada waktu luang.

4. Pilih transportasi dan akomodasi

Setelah mengetahui detail agenda perjalanan dinasmu, selanjutnya adalah saatnya memilih moda transportasi yang akan Kamu gunakan serta akomodasi tempat Kamu menginap.

Tidak semua perjalanan dinas diurus sepenuhnya oleh kantor atau perusahaan. 

Pada sebagian perusahaan, perusahaan memberikan uang saku di awal kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas. 

Uang saku ini digunakan untuk seluruh keperluan selama perjalanan dinas, seperti akomodasi, transportasi, konsumsi, hingga kebutuhan lain seperti upah pekerja tambahan. Artinya, karyawan tersebut harus mengurus keberangkatannya seorang diri.

Semakin lama kamu memesan, tiket pesawat dan hotel tidak akan semakin murah. Yang terjadi malah akan semakin habis dan bisa mengakibatkan Kamu harus mengeluarkan biaya yang lebih besar.

Untuk akomodasi atau penginapan, Kamu bisa memilih hotel yang lokasinya dekat dengan tempat pertemuanmu dengan klien atau dekat dengan kantor cabang yang akan Kamu kunjungi untuk menghemat waktu perjalanan.

5. Persiapkan materi dinas

Pastikan seluruh bahan atau materi meeting yang Kamu butuhkan sudah siap. Siapkan materi ini sebelum Kamu memulai perjalanan agar Kamu tidak terburu-buru. Misalnya, materi presentasi atau dokumen yang akan digunakan dalam meeting.

Termasuk pula peralatan survei bila perjalanan dinas kamu berkaitan dengan pekerjaan lapangan. Intinya, siapkan semua ‘peralatan tempur’ yang akan Kamu pakai dalam perjalanan dinas, baik berupa materi presentasi, dokumen, atau peralatan lain yang akan Kamu gunakan di lapangan.

7. Siapkan pakaian dan kebutuhan pribadi

Sama seperti perencanaan travelling untuk liburan, perjalanan dinas juga memerlukan persiapan ‘packing‘ pakaian yang matang. 

Agendakan waktu yang cukup untuk menyiapkan baju yang akan dikenakan saat bekerja di kota tujuan. 

Tentunya disesuaikan dengan jenis acara, apakah pekerjaan dalam ruang atau luar ruang. Yang paling sesuai dengan kegiatan yang dilakukan serta nyaman untuk dikenakan. 

Selain pakaian, Kamu juga perlu menyiapkan obat-obatan pribadi yang sekiranya akan diperlukan untuk berjaga-jaga dalam kondisi kedaruratan tertentu. 

8. Cek waktu luang untuk sedikit jalan-jalan

Tidak ada salahnya kalau kamu memanfaatkan perjalanan dinas untuk sedikit refreshing

Coba rencanakan dari jauh-jauh hari apakah memungkinkan untuk memperpanjang hari perjalanan dinas.

Kamu bisa menanyakan kepada atasanmu apakah hal itu memungkinkan.

Bila diizinkan, Kamu bisa memanfaatkan perpanjangan hari tersebut untuk sedikit melepas penat dari rutinitas kantor. 

Tips ini cukup sering dilakukan oleh para karyawan yang mendapat kesempatan perjalanan dinas, terlebih lagi tujuannya kota wisata dan destinasi menarik di luar negeri. 

9. Jaga stamina

Hal terakhir dalam daftar yang ada pada tulisan ini. Fisik menjadi modal awal bagi seseorang dalam menjalankan tugasnya, baik di kantor atau saat melakukan perjalanan dinas.

Terkadang, perjalanan dinas memiliki agenda yang padat dan melelahkan. Maka dari itu, sebaiknya kamu menjaga stamina agar selalu fit.

Misalnya, perjalanan dinas yang tujuannya untuk survei lapangan atau perjalanan dinas untuk mengambil sampel data. Perjalanan dinas semacam ini tentu membutuhkan fisik yang benar-benar prima. 

Beberapa hari sebelum perjalanan dinas dimulai, pastikan kamu punya waktu tidur yang cukup, asupan makanan yang sehat, dan sempatkan untuk olahraga ringan. Sehingga saat hari keberangkatan, kamu benar-benar siap melakukan pekerjaan yang cukup melelahkan di kota tujuan.

Penutup

Pada dasarnya perjalanan dinas merupakan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Maka dari itu Kamu harus tetap mengutamakan urusan pekerjaanmu sebelum bisa jalan-jalan dan refreshing  di kota tujuan.

Pasti tidak akan lucu jika saat kembali ke kantor kamu hanya membawa foto-foto refreshing tanpa hasil yang positif bagi perusahaan.

Founder dan penulis konten di Luangin.com. Berpengalaman dalam bidang sales dan marketing serta meningkatkan bisnis dengan berbagai pendekatan. Suka jalan-jalan dan membaca berbagai buku.

Related Posts

9 Hal Penting dalam Persiapan Menghadapi Interview Online

Dalam era digital yang terus berkembang pesat seperti saat ini, interview atau wawancara online telah menjadi hal yang semakin umum dilakukan sebagai bagian dari proses rekrutmen di…

Keterampilan di Era Digital: 7 Keterampilan Paling Dicari untuk Dipelajari di Tahun 2024

Di era digital dimana segala hal terjadi dengan sangat cepat seperti saat ini, penting bagi kita untuk tetap selangkah lebih maju dari perkembangan dan terus meningkatkan keterampilan…

Panduan Lengkap Persiapan Bekerja dari Rumah (Work from Home)

Selama beberapa tahun terakhir, bekerja dari rumah (work from home) telah menjadi tren yang semakin populer. Semakin banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan work from home untuk karyawannya,…

Adaptasi Pekerjaan di Era Artificial Intelligence (AI)

Dalam beberapa tahun terakhir, perkembangan teknologi kecerdasan buatan (AI) telah memberikan dampak signifikan pada dunia pekerjaan. Perkembangan kemajuan teknologi AI telah merubah cara kita bekerja dan berkolaborasi….

Tips Membangun personal branding

8 Tips Membangun Personal Branding

Sebelum kita membahas tentang tips dalam membangun personal branding, mari sedikit kita bahas apa itu personal branding. Personal branding adalah proses membangun dan mempromosikan merek atau identitas…

Pekerjaan yang dibayar untuk jalan-jalan

Pekerjaan Full Time yang Dibayar untuk Jalan-Jalan

Memiliki pekerjaan full time sambil jalan-jalan atau traveling pasti menjadi impian untuk kamu yang suka jalan-jalan. Bayangkan kamu bisa mendapat kesempatan untuk mengunjungi berbagai tempat sambil bekerja…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *